Quem trabalha na gestão financeira de uma distribuidora de OPME sabe que a glosa hospitalar é um dos maiores gargalos para o fluxo de caixa. Ver o faturamento ser rejeitado por erros de preenchimento ou falta de documentação é frustrante e caro. No mercado de materiais especiais, onde os valores unitários são altos, uma única glosa pode comprometer o resultado do mês e gerar semanas de retrabalho administrativo para a contestação.

A maioria das glosas não acontece por má-fé, mas por falhas que ocorrem no ciclo do processo. Se o informação esta incorreta no agendamento da cirurgia ou no momento do registro de uso, dificilmente este processo chegará correto no momento do Faturamento.

Veja algumas estratégias para blindar seu faturamento:

1. Padronização da Documentação: Ter um checklist rígido de quais documentos (laudos, ficha de sala, autorizações, etiquetas, ...) que devem acompanhar cada procedimento médico.
2. Integração de Dados: O setor de faturamento entrosado com a área de logística. Se o houve registro de uso do material, o mesmo deve entrar automaticamente na fila de Pendências de Faturamento.
3. Auditoria Prévia: Revisar os dados e os documentos antes do envio para o hospital ou convênio reduz drasticamente as chances de erro.
4. Controle de Prazos: Monitorar o tempo entre a realização da cirurgia e a emissão da nota é vital para não perder janelas de faturamento.

Um dos vilões mais comuns é a glosa técnica, que ocorre quando o auditor do hospital ou do convênio questiona a necessidade ou o tipo de material utilizado em relação ao procedimento realizado. Para evitar isso, a ficha de sala e as etiquetas de rastreabilidade precisam estar perfeitamente alinhados com o que foi autorizado previamente e usado. Qualquer divergência, por menor que seja, é motivo para retenção do pagamento. Contar com um sistema que auxilie nessa etapa de validação com as informações de produtos, lotes e documentos importantes é o que separa as distribuidoras lucrativas das que vivem em crise de caixa.

Além disso, a agilidade na contestação é fundamental. Muitas glosas são mantidas simplesmente porque a distribuidora perde o prazo recursal ou não consegue reunir os documentos necessários para que o faturamento seja autorizado a tempo. A digitalização desses documentos e o vínculo direto com o processo de faturamento permitem que sua equipe operacional responda a qualquer negativa em questão de poucos minutos, transformando glosas temporárias em faturamento realizado.

O segredo para eliminar as glosas está na integração. O módulo de faturamento do TYTO ERP conecta automaticamente as informações operacionais entre a área Comercial, Logística, Faturamento e Financeiro de forma automática. Isso significa que a informação flui sem interferência manual, eliminando erros de registro e garantindo que sua distribuidora receba o que é devido, no prazo certo e sem burocracia excessiva.

Simplifique seu faturamento e elimine glosas com o TYTO.